La coordinación de actividades empresariales (CAE) es obligatoria cuando trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro de trabajo. Todas deben cooperar e informarse de sus riesgos. El titular del centro informa y da instrucciones. Y si contratas trabajos de tu propia actividad en tu centro, debes vigilar que las contratas cumplan. Lo regulan el artículo 24 de la Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004.
¿Cuándo hay que hacer coordinación de actividades empresariales?
Siempre que en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas (artículo 24.1 de la Ley 31/1995). No importa que haya contrato entre ellas: el deber de cooperar se aplica a todas las empresas y autónomos concurrentes, «existan o no relaciones jurídicas entre ellos» (artículo 4.1 del Real Decreto 171/2004).
Ejemplos: la limpieza de tu oficina, el técnico del ascensor o la contrata de mantenimiento de una fábrica. Centro de trabajo es cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban estar o a la que deban acceder por su trabajo (artículo 2.a).
¿Qué papel tiene cada empresa: titular, principal y concurrente?
| Figura | Quién es (art. 2 RD 171/2004) | Qué le toca |
|---|---|---|
| Empresas concurrentes | Todas las que coinciden en el centro, incluidos los autónomos | Informarse entre sí de los riesgos de su actividad que puedan afectar a los demás, avisarse de emergencias y accidentes, tener en cuenta esa información en su evaluación e informar a sus trabajadores (arts. 4 y 9) |
| Empresario titular | Quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo | Informar a los demás de los riesgos del centro, sus medidas y las de emergencia. Si sus trabajadores están en el centro, además dar instrucciones (arts. 7 y 8) |
| Empresario principal | Quien contrata o subcontrata obras o servicios de su propia actividad que se hacen en su propio centro | Vigilar que contratistas y subcontratistas cumplan la normativa de prevención (art. 10) |
Una empresa puede tener varios papeles a la vez: titular del centro y, si contrata trabajos de su propia actividad, también principal.
¿Qué información hay que intercambiar y cuándo?
La información debe ser suficiente y darse en tres momentos: antes de empezar, cuando cambie algo relevante para la prevención y cuando haya una emergencia (artículos 4.2 y 7.2). Debe darse por escrito cuando los riesgos sean graves o muy graves (artículos 4.2, 7.3 y 8.4). Si hay un accidente por los riesgos de la concurrencia, el empresario debe informar a los demás (artículo 4.2).
Lo que se recibe no se archiva sin más: cada empresa debe tenerlo en cuenta en su evaluación de riesgos y en su planificación, y trasladarlo a sus trabajadores (artículos 4.4, 4.5 y 9).
¿Qué medios de coordinación prevé la norma?
El artículo 11 del Real Decreto 171/2004 da una lista abierta. Se puede usar uno o varios:
- Intercambio de información y comunicaciones entre las empresas.
- Reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
- Reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud, o de los empresarios con los delegados de prevención.
- Instrucciones.
- Medidas, procedimientos o protocolos de actuación acordados entre todas.
- Presencia de recursos preventivos de las empresas concurrentes.
- Designación de una o más personas encargadas de la coordinación.
Los medios se eligen antes de empezar, según la peligrosidad de las actividades, el número de trabajadores y el tiempo que vayan a coincidir (artículos 5.2 y 12.1). La iniciativa corresponde al titular cuyos trabajadores estén en el centro o, si no, al principal.
La persona encargada de la coordinación es el medio preferente cuando se dan dos o más de estas condiciones: actividades peligrosas que afecten a otras empresas, especial dificultad para controlar interacciones con riesgos graves o para evitar actividades incompatibles, o especial complejidad por el número de empresas (artículo 13.1).
¿Qué documentación se suele pedir a las contratas?
El punto de partida legal es el artículo 10.2. Antes de que empiecen, el empresario principal debe exigir a las contratas que le acrediten por escrito que han hecho, para esos trabajos, la evaluación de riesgos y la planificación preventiva, y que han informado y formado a los trabajadores que vayan a ir al centro. La contrata debe pedir lo mismo a sus subcontratas.
A partir de ahí, lo que suele pedirse con sentido es:
- Evaluación de riesgos y planificación de los trabajos concretos que van a hacer, no de toda su empresa.
- Justificante de información y formación de cada trabajador que entre en el centro.
- Justificante de la modalidad preventiva: concierto con un servicio de prevención ajeno o la organización que tengan.
- Entrega de equipos de protección individual a esos trabajadores.
- Para trabajos peligrosos, quién será el recurso preventivo.
- Acuse de recibo de la información y las instrucciones del titular.
¿Qué documentación no tiene sentido pedir?
- Informes médicos o datos de salud de los trabajadores. El acceso a la información médica personal se limita al personal médico y a las autoridades sanitarias; el empresario solo conoce las conclusiones sobre la aptitud (artículo 22.4 de la Ley 31/1995). Pedir a una contrata reconocimientos completos es pedir datos que no deberías tener.
- La evaluación de riesgos de toda su empresa cuando solo vienen a hacer una tarea. Lo que te sirve es la de los trabajos que van a hacer en tu centro.
- Documentos que no cambian nada en la seguridad de tu centro, solo porque «se pide siempre». Cada papel que pides debe servir para coordinar un riesgo real.
Pedir mucho no te protege más: la norma pide información suficiente y adecuada a los riesgos.
¿Qué responsabilidad tiene la empresa principal si la contrata incumple?
La empresa principal responde solidariamente con contratistas y subcontratistas del cumplimiento de la Ley 31/1995, durante la contrata, respecto a los trabajadores que ocupen en sus centros, siempre que la infracción ocurra en el centro del principal (artículo 42.3 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Por eso la vigilancia del artículo 10 no es un trámite: incluye comprobar que las contratas se han coordinado entre ellas (artículo 10.3).
¿Qué hay que mirar en una plataforma CAE?
Muchas empresas usan programas en internet para pedir y revisar la documentación. La ley no obliga a usar ninguno; es una herramienta. Si vas a contratar una, compara estos puntos:
- Sin coste para las contratas. Que tus proveedores, sobre todo los pequeños y los autónomos, no tengan que pagar por subir sus papeles.
- Validación por un técnico. Que alguien con formación en prevención revise el contenido, no solo que el fichero se haya subido.
- Control de caducidades. Avisos antes de que caduquen formaciones, contratos o certificados, y bloqueo del acceso si algo vence.
- Información del titular hacia las contratas, no solo de las contratas hacia ti: riesgos del centro, medidas de emergencia e instrucciones, con acuse de recibo.
- Protección de datos: que no obligue a subir datos de salud y que quede claro quién es responsable del tratamiento.
- Exportación de los datos si un día cambias de plataforma.
Si buscas además un servicio de prevención que te ayude con la CAE, pregúntalo y pide que conste en el concierto. Te damos más ideas en preguntas antes de firmar con un servicio de prevención.
¿En qué se diferencia la CAE de la coordinación de seguridad y salud en obra?
En las obras de construcción manda el Real Decreto 1627/1997. El Real Decreto 171/2004 lo dice en su disposición adicional primera: en obra, la información del titular se cumple con el estudio o estudio básico de seguridad y salud del promotor; las instrucciones las da el coordinador de seguridad y salud en ejecución, o la dirección facultativa si no hay coordinador; y el papel de empresario principal lo tiene el contratista.
El coordinador de seguridad y salud de una obra lo designa el promotor (artículo 3 del Real Decreto 1627/1997). No es la persona encargada de la coordinación del Real Decreto 171/2004 ni se contrata dentro del concierto con un servicio de prevención. Lo explicamos en la guía sobre plan de seguridad y salud y recurso preventivo.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que hacer CAE si solo viene la empresa de limpieza?
Sí. Si sus trabajadores desarrollan actividad en tu centro, hay concurrencia. Como titular debes informarles de los riesgos del centro, de las medidas y de qué hacer en una emergencia, y ellos deben informarte de los riesgos de su trabajo que puedan afectar a tu plantilla.
¿La CAE también se aplica a los autónomos?
Sí. Los deberes de cooperación, información e instrucciones se aplican a los autónomos que trabajen en el centro (artículo 24.5 de la Ley 31/1995). Más en la guía de prevención para autónomos.
¿Es obligatorio usar una plataforma CAE?
No. La norma exige cooperar, informar, dar instrucciones y, en su caso, vigilar, pero no dice con qué herramienta. Una plataforma ayuda a ordenar documentos y caducidades cuando hay muchas contratas.
¿La información tiene que darse por escrito?
Cuando los riesgos sean graves o muy graves, sí. En los demás casos la norma no lo exige, pero dejar constancia escrita te permite demostrar que cumpliste.
¿Quién puede ser la persona encargada de la coordinación?
La designa el titular del centro. Puede ser un trabajador designado, un miembro del servicio de prevención propio o ajeno, un trabajador con la experiencia necesaria o personal de empresas dedicadas a la coordinación, entre otros (artículo 13.3 del Real Decreto 171/2004). Debe tener, como mínimo, formación de nivel intermedio (artículo 14.4).
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